Afhankelijk van het type evaluatie duurt het invullen van de vragenlijsten 5 tot 10 minuten per vragenlijst. Indien u uitgenodigd bent om meerdere vragenlijsten in te vullen, kan het langer duren.

Ja, alle evaluaties worden anoniem verwerkt. In geval van kleine groepen echter (bijvoorbeeld een opleiding met 3 A(N)IOS) bestaat soms desondanks de vrees van herleidbaarheid (m.n. door de geschreven feedback). Om de herkenbaarheid van individuele respondenten te voorkomen, worden er geen feedbackrapporten gegenereerd als er minder dan 4 personen een evaluatie hebben ingevuld. Op verzoek van de (gezamenlijke leden van de) vakgroep of opleidersgroep kan dit aangepast worden. Een anonieme dataverzameling en opslag van de gegevens wordt gewaarborgd door MEDOX.nl. MEDOX.nl laat een doorlopende audit op privacy en beveiliging uitvoeren door een extern bureau en voldoet aan de strengste veiligheidscriteria voor de bescherming van data.

Ja, iedere vragenlijst biedt de mogelijkheid om ‘vrije tekst’ te noteren als antwoord op zogenaamd ‘ open vragen’. De bedoeling is dat u hier uw antwoorden toelicht of verheldert. Hier kunt u dus zowel positieve opmerkingen als ook verbetersuggesties geven. Over het algemeen vinden de ontvangers van geschreven feedback deze zeer waardevol. Probeer daarom de opmerking zo constructief, specifiek, gedragsgericht en concreet mogelijk te formuleren.

Feedback geven kan soms lastig zijn, maar er zijn aantal praktische tips om feedback op een goede manier te verwoorden. Goed geformuleerde feedback wordt over het algemeen beter gewaardeerd door de ontvanger en leidt vaker tot een positieve verandering in gedrag. De volgende tips kunnen u helpen bij het geven van feedback:
Beschrijf en geef feedback op concreet en veranderbaar gedrag, in plaats van op persoonlijke of karakter eigenschappen. Het is ook goed om te beschrijven welk effect het gedrag op u heeft.
Feedback is het meest effectief als het zo specifiek mogelijk verwoord is en/of als er suggesties voor verbetering worden gegeven.

Normaal gesproken duurt een meetperiode één maand. Er kan hier in overleg van worden afgeweken als dit wenselijk is.

Op iedere afdeling is er een eindverantwoordelijke die de evaluatieperiodes aanmaakt en beheert. Indien u de evaluatieperiode wilt verlengen, kunt u de beheerder op uw afdeling vragen om dit te doen.Als de evaluatieperiode verlengd dient te worden, dan volstaat een verzoek hiertoe door de beheerder via een e-mail naar info@professionalperformanceonline.nl minimaal één dag voor de einddatum. Als de einddatum als verstreken is, kan de evaluatieperiode heropend worden. Ook dit kan via een e-mailverzoek. Let u er wel op dat de reeds gegenereerde rapporten dan tijdelijk verdwijnen totdat de nieuwe einddatum is verstreken.

Indien u gebruik maakt van de INCEPT, dan kunt u een meetperiode verlengen door het klikken op “Bewerken” naast de naam van de specialist (voor SETQ) of afdeling (voor D-RECT, TeamQ, etc.). Op de volgende screen kunt u een andere einddatum kiezen. Klik “opslaan”. De veranderingen worden meteen doorgevoerd (zie onderstaand voorbeeld).
Stap 1:

stap 2:

Hieronder vindt u een overzicht met het aantal gewenste (minimale) respondenten per instrument op basis van aantal ingevulde evaluaties. Om deze aantallen te behalen is het meestal noodzakelijk om meer mensen uit te nodigen.
SETQ – 3 voltooide A(N)IOS evaluaties per staflid en minimaal 80% van de vragen op de zelfevaluatie
D-RECT – 3 evaluaties voor het kunnen genereren van betrouwbare feedback van het opleidingsklimaat, 8 evaluaties voor betrouwbare evaluatie van alle subschalen
TeamQ – 6 evaluaties
INCEPT – 8 evaluaties per groep respondenten (A(N)IOS, collega specialisten, overige medewerkers)
QuickScan – alle leden van de opleidingsteam
Groepsmonitor – ten minste 6-7 ingevulde evaluaties

Als de respons gedurende de meetperiode laag blijft, kunt u de beoogde respondenten persoonlijk of tijdens vergaderingen aanspreken en motiveren om mee te doen aan de evaluaties. Het is belangrijk om het belang van de evaluaties voor het verbeteren de kwaliteit van de opleiding/zorg hierbij te benadrukken. Het is ook mogelijk om de meetperiode te verlengen, maar wij raden dat alleen aan in combinatie met andere acties om de respons te verhogen. Ook als de einddatum verstreken is, kan de evaluatieperiode heropend worden. Let u er wel op dat de reeds gegenereerde rapporten dan tijdelijk verdwijnen totdat de nieuwe einddatum is verstreken. Het is mogelijk dat er automatische herinneringen worden ingesteld bij de heropening van een evaluatieperiode. Het versturen van uitnodigingsmails is niet mogelijk.

Meldt dit probleem bij degene die op uw afdeling verantwoordelijk is voor het beheer van de evaluaties, vaak is dit de formele opleider. Deze persoon kan nagaan of uw emailadres correct in het systeem staat en deze eventueel aanpassen. In het geval dat uw emailadres correct in het systeem staat adviseren we u dit probleem te melden via info@professionalperformanceonline.nl of te bellen met de helpdesk van PPO (ondergebracht bij MEDOX.nl) via 073-615 9999. Voor het aankomen van uitnodigingsmails en herinneringsmails bij de deelnemers van info@professionalperformanceonline.nl adviseren wij dat de ICT afdeling van uw organisatie dit e-mailadres op de “whitelist” plaatst. Dit voorkomt dat het spam-filter van uw organisatie onze mails niet of maar gedeeltelijk doorlaat.

Dit komt af en toe voor. Als u een mail van info@professionalperformanceonline.nl in uw spambox vindt, kunt u het volgende doen: u gaat met uw muis op de email staan en klikt op uw rechter muisknop. Selecteer vervolgens “ongewenste mail” en daarna “geen ongewenste mail”. Toekomstige mails van dezelfde afzender worden nu niet meer als spam aangezien.

Mocht u uw inloggegevens niet meer hebben kunt u via www.professionalperformanceonline.nl een nieuw wachtwoord aanvragen. Dit kunt u doen door te klikken op “nieuw wachtwoord aanvragen” en hier uw emailadres in te vullen. U ontvangt dan een mail met daarin uw nieuwe wachtwoord. Het e-mailadres waarmee u een nieuw wachtwoord aanvraagt, dient overeen te komen met het in PPO ingevoerde e-mailadres.

Ja dat kan. U kunt dit doen door onderaan de vragenlijst te klikken op “Tijdelijk bewaren”. Als u op deze optie klikt kunt u voor het einde van een meetperiode opnieuw inloggen en uw vragenlijst bewerken of afmaken. Zodra u klikt op “vragenlijst verzenden” is de vragenlijst definitief verzonden en kunt u deze niet meer bewerken.

Het systeem verstuurt automatische reminders naar personen die de vragenlijsten nog niet hebben ingevuld. Dit gebeurt 1 dag voor de einddatum, 10 dagen voor de einddatum en 20 dagen voor de einddatum van de meetperiode.

Ja dat kan. Dit kan het afdelingshoofd of degene die op uw afdeling verantwoordelijk is voor het beheer van de evaluaties doen door te gaan naar: de link: “Opleidingsevaluaties” gevolgd door de link: “Beheren” en afhankelijk van de rol van de deelnemer onder de tab Lijst Medisch specialist of Lijst A(N)IOS de deelnemer te registreren. Er wordt daarna direct een uitnodigingsmail gestuurd.

Een meetperiode duurt gewoonlijk één maand. Hier kan op verzoek van worden afgeweken.